W maju 2018 roku w życie weszło Rozporządzenie na temat Ochrony Danych osobowych (tak zwane RODO), które nakłada na przedsiębiorstwa zupełnie nowe obowiązki mające związek z przechowywaniem oraz niszczeniem wrażliwej dokumentacji. Z tego też powodu warto będzie wskazać najważniejsze kwestie związane z wymienioną tematyką. Jak powinno zatem wyglądać niszczenie dokumentów zgodnie z RODO? Na to pytanie, postaramy się udzielić odpowiedzi w poniższym artykule.
Niszczenie akt zgodnie z rodo
Odpowiednie niszczenie dokumentów, zostało opisane w artykule 2 punkt 4 RODO mówiącym na temat operacji albo zestawu operacji przeprowadzanych na danych osobowych albo na zestawach danych osobowych w niezautomatyzowany albo w zautomatyzowany sposób. Oznacza to, iż także niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
Wielokrotnie w mediach mogliśmy usłyszeć informacje, iż na śmietniku poważnej firmy została znaleziona niepoprawnie zniszczona dokumentacja (zwykle pod postacią ścinek pochodzących z niszczarki), z której to bez przeszkód można było odczytywać dane oraz informacje związane z klientami albo pracownikami. Dokumenty w tej formie są pożywką dla oszustów oraz złodziei, jak i niepodważalną podstawą do nakładania sankcji na właściciela przedsiębiorstwa, który nie wywiązał się odpowiednio z własnych obowiązków wynikających bezpośrednio z RODO.
W RODO nie został określony jednolity sposób, w jaki ma przebiegać niszczenie dokumentów. Każda z metod, które nie pozwala na dalsze przetwarzanie danych, będzie odpowiednia. Należy mieć na względzie, iż wszelkie dane, co do których doszło do ustania interesu prawnego administratora do przetwarzania, trzeba jak najszybciej usunąć. Można to zrobić:
- samodzielnie z użyciem profesjonalnego sprzętu,
- korzystając z usług profesjonalnej firmy.
Niszczenie dokumentów rodo – czy trzeba przeprowadzać je samodzielnie?
Nie zawsze jest to konieczne. Pracodawcy zdają sobie świetnie sprawę, iż niszczenie dokumentów, gdzie znajduje się do 100 stron, nie stanowi problemu. Problem pojawia się wtedy, kiedy takich dokumentów będą tysiące. Dlatego też chcąc przeprowadzić niszczenie danych osobowych, można skorzystać z usług świadczonych przez firmy zewnętrzne specjalizujące się w tego rodzaju zadaniach. Niewątpliwie, żeby proces zniszczenia danych przez takie przedsiębiorstwo przebiegał z poszanowaniem prawa, podpisać należy odpowiednią umowę, w której zostaną dokładnie określone terminy, obowiązki i prawa, jak i wysokość wynagrodzenia.
Źródło: https://www.destroy.pl/