Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych dotyka wielu czynności wykonywanych w każdym przedsiębiorstwie. Jedną z nich jest utylizacja akt, która musi być dokonywana w określony sposób. Podpowiadamy, na czym polega niszczenie dokumentów firmowych i jak należy je przeprowadzać.
Na czym polega niszczenie dokumentacji?
Najprościej rzecz ujmując niszczenie dokumentacji to czasochłonny proces polegający wyłączaniu ze zbiorów archiwum materiałów niearchiwalnych. Tego rodzaju dokumenty są oznaczane literą, obok której wypisuje się okres i przydatności. Po jego upływie mogą być poddane tak zwanemu brakowaniu. Po skutecznym wybrakowaniu zbiorów przychodzi czas na niszczenie dokumentacji. W przypadku mniejszych ilości akt wspomniana czynność może być wykonywana przez wyznaczoną do tego osobę, która zajmie się obsługą niszczarki. Należy zauważyć, że niszczenie akt firmowych w dużych ilościach jest bardzo czasochłonnym procesem.
Przepisy regulujące niszczenie dokumentów
Niszczenie dokumentów jest regulowane przez Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Według ustawy akta pracownicze nie mogą być przechowywane dłużej niż wymaga tego prawo. Po tym okresie należy podjąć działanie mające na celu usunięcie wrażliwych danych osobowych. Niszczenie akt zgodnie z RODO ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa poufnym danym, które nie mogą się dostać w niepowołane ręce. Ustawa dotyczy wszystkich instytucji publicznych oraz prywatnych przedsiębiorstw, które przetwarzają dane osobowe. Mogą to być:
- dokumentacja pracownicza,
- księgi podatkowe,
- rejestry VAT,
- ewidencje środków trwałych,
- deklaracje rozliczeniowe,
- akta medyczne.
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Ustawa RODO nie nakazuje żadnego konkretnego sposobu utylizacji poufnych akt. Można tego dokonać wykorzystując własnych pracowników lub poprzez zewnętrzną firmę specjalizującą się w tego typu działaniach. Bezpieczne niszczenie dokumentów z pomocą podmiotów zewnętrznych to efektywne rozwiązanie w przypadku posiadania dużej ilości akt przeznaczonych do utylizacji. Taka opcja zwalanie z konieczności kupowania certyfikowanych niszczarek oraz ich serwisowania.
Niszczenie dokumentacji z wykorzystaniem specjalistów zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa poufnych danych i odbywa się w zgodzie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Jest to kompleksowa usługa zaczynająca się od zabezpieczania i transportu akt, a kończąca na ich utylizacji. Skuteczne niszczenie dokumentów to czynność, którą warto powierzyć doświadczonym i wykwalifikowanym specjalistom, takim jak: https://www.destroy.pl/.