Przechowywanie dokumentów jest obowiązkowe. Niszczenie akt także podlega przepisom prawa. Zniszczone powinny zostać zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i elektronicznej. O ile do drukowanych dokumentów możemy wykorzystać niszczarkę, tak zlikwidowanie danych na nośnikach elektronicznych jest trudniejsze. Jak wygląda niszczenie dokumentów zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych?
Niszczenie dokumentów a skuteczna ochrona poufnych informacji
Niszczenie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, by danych nie dało się już odzyskać. W przypadku papierowych akt, wystarczy wykorzystać do tego celu odpowiednią niszczarkę. Co zrobić z danymi zapisanymi w formie elektronicznej? O ile pliki zapisane na komputerze da się usunąć, tak skutecznie zniszczenie danych zapisanych na:
- pendrivie,
- płycie,
- dysku zewnętrznym jest już trudniejsze.
Jeśli dane nie zostaną skutecznie zlikwidowane, podmiot może ponieść karę, którą przewidział ustawodawca. Warto więc skorzystać z usług profesjonalnej firmy, która zajmuje się niszczeniem dokumentów. Firmy te posiadają specjalistyczny sprzęt, który pozwala na bezpowrotne zniszczenie danych.
Mobilne niszczenie dokumentów – na czym polega?
Mobilne niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z prawem i nie narusza ich poufności. Składa się ono z kilku etapów. Na każdym z nich nośnik z dokumentacją jest zabezpieczony, np. plombą numeryczną. Dzięki temu poufne dane nie dostaną się w niepowołane ręce. Na początku klient ustala szczegóły zlecenia z wykonawcą. Następnie dokumentacja jest odbierana przez specjalistyczną firmę i przewożona do utylizacji. Cały proces jest odpowiednio udokumentowany, by mieć pewność, że wszystko zostało przeprowadzone zgodnie z prawem.
Niszczenie dokumentów to ważny proces, który każda jednostka ma obowiązek przeprowadzić po upływie obowiązkowego czasu archiwizacji dokumentów. By mieć pewność, że dane zostały zniszczone bezpowrotnie, warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się likwidowaniem danych z różnych nośników.
Na podstawie: https://www.ekoakta.pl/