Utylizacja dokumentów spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Po podliczeniu kosztów, niektórych z nich kusi zdecydowanie się na samodzielne ich niszczenie – jednak nie każdy może i powinien z tego skorzystać.
Jak utylizować dokumenty samodzielnie?
Aby samodzielnie zutylizować dokumenty należy wyposażyć firmę w profesjonalną niszczarkę. Różne parametry sprzętowe będą wymagane dla różnych rodzajów dokumentów. Dla dokumentów poufnych niszczarka powinna ciąć paski o szerokości 0,8 milimetra, natomiast dokumenty ogólnego użytku mogą być pocięte na szerokość 12 milimetrów.
Czy samodzielne niszczenie dokumentów się opłaca?
Samodzielne niszczenie akt pozornie wydaje się być tańszym wyborem, ale czy na pewno tak jest?
- do utylizacji dokumentów należy zakupić profesjonalną niszczarkę,
- z każdego niszczenia dokumentów powinno się stworzyć raport,
- stale zmieniają się przepisy odnośnie przechowywania dokumentów, również w kwestii RODO, należy więc poświęcić czas swój lub pracownika na systematyczną aktualizację wiedzy,
- w razie, gdy dokumenty nie zostaną prawidłowo zutylizowane, firmie może grozić kara wysokiej grzywny,
- utylizacja akt bardzo wysokiej wrażliwości powinna być wykonywana wyłącznie w sposób profesjonalny.
Jakie są zalety korzystania z firmy, gdzie profesjonalnie wykonywana jest utylizacja dokumentów?
- odpowiedzialność za prawidłowość przeprowadzenia procesu jest przerzucona na firmę zewnętrzną, w tym w zakresie ewentualnych kar,
- nie ma konieczności przeznaczania czasu na wykonywanie procesu utylizacji ani na sprawdzanie zmian w przepisach,
- tworzą się stałe (abonamentowe) koszty firmowe, co istotne w przypadku składki zdrowotnej od dochodu.
- nie trzeba przejmować się działaniem kolejnego urządzenia w firmie i ewentualna koniecznością jego naprawy lub wymiany, dodatkowo nie zajmuje ono miejsca w biurze,
- profesjonalnie działające firmy – takie jak Rhenus-data, są w stanie zniszczyć każdy rodzaj dokumentu.
Utylizacja dokumentów w formie cyfrowej
Dane przechowywane w formie cyfrowej w trakcie utylizacji wymagają dużo więcej uwagi, niż dane papierowe. Podobnie jak w przypadku papieru obowiązują odrębne standardy dla różnego rodzaju dokumentów. Pliki z pendrive’a czy dysku SSD są bardzo dobrze chronione, nie łatwa jest więc utylizacja dokumentów przechowywanych w ten sposób. W niektórych przypadkach wystarczające jest nadpisanie danych ciągiem zero-jedynkowym, jednak czasem konieczne jest zamazywanie dysku, czy szyfrowanie go w różnych standardach. Dodatkowo urządzenia poddawane są utylizacji mechanicznej. Cały proces może być nagrany na życzenie klienta, tak by miał pewność co do jego przeprowadzenia.